ESPRESSJONI TA’ INTERESS GĦALL-PROVVISTA TA’ SNACKS U X-XORB WAQT CINEMA CITY

ESPRESSJONI TA’ INTERESS GĦALL-PROVVISTA TA’ SNACKS U X-XORB WAQT CINEMA CITY

5 ta’ Ġunju 2022 sal-10 ta’ Ġunju 2023

 

1. INTRODUZZJONI

Cinema City huwa avveniment ta’ wiri ta’ films immexxi mill-komunità.

Il-wirjiet se jsiru fi Ġnien Laparelli bejn il-5 u l-10 ta’ Ġunju 2023 mid-20:45 sal-23:00 bil-bibien miftuħa fit-20:15, iż-żewġ dati inklużi. L-udjenza mistennija għal kull jum hija ta’ massimu ta’ 370.

L-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta qed tistieden operaturi ekonomiċi prospettivi biex jissottomettu applikazzjoni biex jesprimu l-interess tagħhom li jipprovdu servizzi ta’ bar u snacks lill-udjenza fl-iljieli skont il-kundizzjonijiet hawn taħt.

Ċaħda ta’ responsabbiltà:

L-applikanti prospettivi għandhom jinnotaw li billi jissottomettu applikazzjoni kif speċifikat hawn taħt, qed jikkonfermaw li jaqblu mat-termini u l-kundizzjonijiet kollha relatati mal-Espressjoni ta’ Interess (EOI) għall-Provvista tal-Ikel u x-Xorb waqt Cinema City li se jsir bejn il-5 u l-10 ta’ Ġunju 2023.

L-applikanti għandhom jinnotaw ukoll li Cinema City se jirrispetta kwalunkwe restrizzjoni ppubblikata mill-Awtoritajiet tas-Saħħa lokali dwar l-organizzazzjoni ta’ avvenimenti pubbliċi.

 

2. LINJI GWIDA

2.1 STRUZZJONIJIET GĦALL-APPLIKANTI PROSPETTIVI

1) L-applikanti prospettivi għandhom jissottomettu Formola ta’ Applikazzjoni mimlija u ffirmata kif suppost inkluża l-għoti tad-dettalji u d-dokumenti kollha mitluba.

2) L-applikanti prospettivi għandhom jiżguraw li l-isem ta’ kuntatt fuq il-Formola tal-Applikazzjoni jkun dak tal-individwu li, jekk jirnexxi, ser jidħol fi ftehim mal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta għall-provvista ta’ servizzi ta’ bar u snacks.

3) Bis-sottomissjoni tal-Formola tal-Applikazzjoni, huwa mifhum li l-applikant qara u jaqbel mat-termini u l-kundizzjonijiet ta’ din l-Espressjoni ta’ Interess u jafferma d-Dikjarazzjonijiet kollha. L-ebda kundizzjonijiet u alterazzjonijiet għar-rekwiżiti elenkati f’dan id-dokument ma għandhom jiġu introdotti/imposti mill-applikant fuq l-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta.

4) Jistgħu jiġu aċċettati offerti multipli jekk isiru sottomissjonijiet separati.

5) Billi jissottomettu applikazzjoni, l-applikanti prospettivi għandhom ikunu qed jikkonfermaw li s-sottomissjonijiet tagħhom ser jibqgħu validi għal perjodu ta’ 90 jum mid-data tal-għeluq tas-sottomissjoni.

 

2.2          SKEDA TAŻ-ŻMIEN TAL-APPLIKAZZJONI

Espressjoni ta’ Interess għall-parteċipazzjoni tiftaħ fi	28/04/2023
Talbiet għal Kjarifika jistgħu jintbagħtu permezz ta’ email sa mhux aktar tard minn	10/05/2023 f’12:00
Data tal-għeluq għal risposti maħruġa mill-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta	12/05/2023 f’12:00
L-applikazzjonijiet għandhom jintbagħtu permezz ta’ email sa mhux aktar tard minn	17/05/2023 f’12:00 (GMT+2/CEST)

 

Id-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet hija s-17 ta’ Mejju 2023 f’12:00 (GMT+2/CEST). L-applikazzjonijiet għandhom jintbagħtu permezz ta’ email fuq opencalls@vca.gov.mt.

Applikazzjonijiet li jaslu tard jew mhux kompluti ma jiġux ikkunsidrati.

Il-ftuħ tal-applikazzjonijiet se jsir nhar l-Erbgħa, 17 ta’ Mejju 2023 f’12:00. L-iskeda tal-ftuħ ser titwaħħal fuq in-notice board tal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta fis-sekwenza ta’ kif jintlaqgħu l-applikazzjonijiet abbażi tat-timbru tal-ħin fuq l-email. Għandhom jintwerew biss l-isem(ismijiet) tal-applikant(i) li jissottomettu applikazzjoni b’rabta mal-Espressjoni ta’ Interess għal Snacks u Xorb. Il-prezzijiet m’għandhomx ikunu elenkati fl-iskeda tal-ftuħ.

 

2.3 REKWIŻITI GĦAS-SOTTOMISSJONI

2.3.1 Formola ta’ Applikazzjoni u Dikjarazzjoni

Il-Formola ta’ Applikazzjoni u d-Dikjarazzjoni kif elenkati fl-Anness 2 ta’ dan id-dokument ta’ Espressjoni ta’ Interess.

Jekk wieħed jew aktar mir-rekwiżiti jew oqsma elenkati jkunu neqsin jew mhux kompluti, l-applikazzjoni sottomessa għandha tiġi skwalifikata immedjatament u ma tiġix ikkunsidrata aktar.

 

2.3.2 Dokumenti Oħra Meħtieġa

Minbarra li jimla l-Formola ta’ Applikazzjoni, l-applikant huwa mistenni li jipprovdi d-dokumentazzjoni mitluba fit-Tabella ta’ Evalwazzjoni elenkata fl-Artikolu 2.4.2.

L-offerenti prospettivi għandhom jieħdu nota tal-Lista ta’ Kontroll kif inkluża fl-Anness 3 ta’ dan id-dokument ta’ Espressjoni ta’ Interess qabel is-sottomissjoni tal-proposta sabiex jiġi żgurat li tiġi sottomessa applikazzjoni sħiħa u kompleta b’rabta ma’ din l-Espressjoni ta’ Interess.

Nota 1: L-applikanti għandhom jissottomettu d-dokumenti rilevanti f’format PDF permezz ta’ email jew ħoloq għat-trasferiment ta’ fajls (eż. wetransfer.com). Ħoloq għal sistemi ta’ ħażna ta’ cloud bħal Google Drive jew One Drive mhux ser jiġu kkunsidrati.

2.4 GĦAŻLA U EVALWAZZJONI

 

2.4.1 Kriterji tal-Għażla

Kull applikazzjoni se tiġi ttrattata b’kunfidenzjalita’ stretta mill-kumitat ta’ evalwazzjoni. L-Awtorità li qiegħda toħroġ il-kuntratt tirriżerva d-dritt li tagħżel u/jew tirrifjuta kwalunkwe jew l-applikazzjonijiet kollha sottomessi fid-diskrezzjoni tagħha. Jekk l-ebda wieħed mill-applikanti ma jitqies sodisfaċenti, l-Awtorità li qiegħda toħroġ il-kuntratt tirriżerva d-dritt li tassenja l-gabbani nominati lil operaturi ekonomiċi oħra (li mhux bilfors ikunu involuti f’din l-Espressjoni ta’ Interess).

L-Awtorità li qiegħda toħroġ il-kuntratt tirriserva wkoll id-dritt li tpoġġi xi applikazzjonijiet fuq lista ta’ riżerva u tikkuntattjahom f’data aktar tard. F’dan il-każ, l-ebda tibdil fil-kontenut tal-applikazzjonijiet kif sottomessi mill-operatur ekonomiku rispettiv ma għandu jiġi milqugħ.

Il-kuntratti se jingħataw lill-applikanti li jissottomettu offerti li jiksbu l-ogħla punti skont il-Grid ta’ Evalwazzjoni, u li jinkludu r-rekwiżiti kollha ta’ dan id-dokument ta’ Espressjoni ta’ Interess. Jekk aktar minn applikant wieħed jikseb l-istess marki, l-ispazji jingħataw mill-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta fuq bażi ta’ min jiġi l-ewwel jinqeda l-ewwel; skont it-timbru tal-ħin tal-email sottomessa li jkun fiha l-formola tal-applikazzjoni u dokumenti relatati.

2.3.2       Tabella ta’ Evalwazzjoni

L-offerenti għandhom jissottomettu d-dokumentazzjoni li ġejja bħala parti mis-sottomissjoni tagħhom. Il-punti għandhom jiġu allokati abbażi tal-kriterji elenkati biswit il-punti. Il-kriterji kollha huma obbligatorji u għalhekk għandha tingħata tweġiba għal kull kriterju sabiex ikun hemm konformità teknika tas-sottomissjoni.

Kwalunkwe informazzjoni dwar partijiet terzi għandha tiġi mmarkata b’kaxxa griża skont ir-regolamenti tal-GDPR Kriterji Punti massimi: 100 1.     Xarbiet alkoliċi a.      Semmi minimu ta’ 4 xarbiet alkoliċi differenti inkluż lista ta’ prezzijietJew b.     Semmi aktar minn 4 xarbiet alkoliċi inkluż lista ta’ prezzijiet      5 punti   jew   10 punti Obbligatorju 2.     Luminati u Ilma a.      Semmi minimu ta’ 4 luminati differenti u ilma inkluż lista ta’ prezzijiet Jew b.     Semmi aktar minn 4 tipi ta’ luminati differenti u ilma inkluż lista’ ta’ prezzijiet       5 punti   jew   10 punti Obbligatorju 3.     Snacks a.      Semmi minimu ta’ 4 snacks differenti inkluż lista ta’ prezzijietJew b.     Semmi aktar minn 4 xarbiet alkoliċi inkluż lista ta’ prezzijiet     5 punti   jew   10 punti Obbligatorju 4.     Ipprovdi dikjarazzjoni li l-gabbana ser tkun miftuħa matul il-ħinijiet tal-ftuħ tal-avveniment. 5 punti Obbligatorju 5.     Ikkonferma l-uniformi tal-persunal li tikkumplimenta avveniment taċ-ċinema li tikkonsisti f’qalziet iswed u qmis. L-Aġenzija tinkoraġġixxi wkoll l-użu ta’ suspenders jew ċfuf għall-persunal kollu li jieħu ħsieb il-gabbana biex jikkumplimenta l-avveniment, iżda dan mhuwiex obbligatorju. Massimu ta’ 20 punt (il-punti ser jingħataw skont il-mertu artistiku) Obbligatorju 6.     Ipprovdi viżwali ta’ kif ser tkun armata l-gabbana viżwalment biex tikkumplimenta l-avveniment (Irreferi għall-Anness 1 – Immaġni A) b’mod attraenti u eleganti. L-Aġenzija tista’ żżid xi props mal-istruttura biex tagħmilha taqbel aħjar mal-kunċett viżiv.      Ipprovdi ritratti/skeċċ li turi l-gabbana tiegħek. Massimu ta’ 30 punt (il-punti ser jingħataw skont il-mertu artistiku) Obbligatorju 7.     Ipprovdi ritratti u viżwali ta’ magna tal-popcorn biex tikkumplimenta l-kunċett taċ-ċinema. Massimu ta’ 15 punt (il-punti ser jingħataw skont il-mertu artistiku) Obbligatorju

 

Marka minima:           60

Total ta’ marki:           100

         

3. TERMINI U KUNDIZZJONIJIET

 

3.1 PRODOTTI

1. L-offerenti prospettivi għandhom jissottomettu lista dettaljata ta’ prodotti bħal Birra, Inbid, Ilma, Soft Drinks, Juice, eċċ flimkien mal-lista tal-prezzijiet. Għażla minima ta’ 4 xarbiet alkoħoliċi u minimu ta’ 4 xarbiet mhux alkoħoliċi għandhom jiġu pprovduti.
2. L-offerenti prospettivi għandhom jissottomettu lista dettaljata ta’ prodotti melħin (bil-popcorn tkun waħda mill-għażliet) flimkien mal-lista tal-prezzijiet. Għandha tiġi pprovduta għażla minima ta’ 4 prodotti melħin.
3. Applikazzjonijiet mingħajr ebda indikazzjoni tal-prezzijiet tal-prodott jiġu skwalifikati immedjatament.
4. Lista ta’ prezzijiet għal kull oġġett għall-bejgħ trid tintwera f’żona prominenti fejn il-pubbliku jista’ faċilment jirrevedi. Il-prezzijiet għandhom ikunu konformi mar-regolamenti lokali.
5. L-applikant irid jikkonforma mal-Politika Ambjentali tal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta kif elenkat hawn taħt:

a. Uża materjali sostenibbli għall-ippakkjar kull meta jkun possibbli.

b. Uża oġġetti kompostabbli li jintremew. L-iskart tal-ikel u l-karti li jintremew għandhom jiġu miżjuda mal-kontenituri tal-kompost;

c. Il-bejgħ ta’ ilma tax-xorb fi fliexken tal-plastik ta’ 50cl li jintużaw darba biss huwa pprojbit matul l-avveniment. L-ilma għandu jiġi pprovdut fi ħġieġ, kontenituri li jerġgħu jimtlew jew oġġetti kompostibbli li jintremew. Tista’ ssir eċċezzjoni għall-bejgħ ta’ fliexken ta’ 2L akkumpanjati minn tazzi kompostibbli li jintremew.

d. L-applikanti huma mħeġġa jikkunsidraw li jadottaw prezz aktar baxx għall-mili mill-ġdid ta’ tazzi li jistgħu jerġgħu jintużaw miġjuba mill-membri tal-udjenza, iżda dan mhux obbligatorju.

e. Uża biss prodotti tal-ħasil bijodegradabbli jew organiċi.

7) L-operatur ekonomiku magħżul ser iżomm IL-QLIGĦ KOLLU ġġenerat mill-bejgħ. Ebda kumpens finanzjarju mhu ser jintalab mill-Awtorità Kontraenti għall-għoti ta’ dan is-servizz.

 

3.2 | MIŻATI

 

M’huma mitluba l-ebda miżati għall-applikazzjonijiet.

 

3.3 ARMAR U ŻARMAR

 

1) L-armar tat-tagħmir jibda sagħtejn qabel l-avveniment. L-iskeda preċiża għall-armar se tiġi kkomunikata mill-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta ġimgħa qabel il-bidu tal-avveniment.

2) L-operatur ekonomiku magħżul għandu jarma fl-ispazji magħżula kif speċifikat fil-preżenza tal-organizzaturi u m’għandux jaqbeż il-konfini ta’ dawn l-ispazji.

3) L-armar tat-tagħmir irid jitlesta sat-8:15 pm kuljum mill-5 ta’ Ġunju 2023 sal-10 ta’ Ġunju 2023. It-tagħmir għandu jiġi żarmat ladarba l-avveniment ikun intemm fl-10 ta’ Ġunju fil-11.30pm.

4) L-operatur ekonomiku magħżul għandu jipprovdi t-tagħmir tiegħu/tagħha inkluż id-dawl tal-kanopies, fridges u draft units, bi spejjeż tiegħu/tagħha. Il-provvista tal-elettriku se tkun ipprovduta mill-Aġenzija għall-operazzjoni.

5) L-operatur ekonomiku magħżul għandu jipprovdi l-bins tiegħu/tagħha biex jintużaw għall-iskart iġġenerat waqt is-servizz. Dan l-iskart jaqa’ taħt ir-responsabbiltà tal-applikant u għandu jittieħed ħsiebu kif meħtieġ. L-operatur ekonomiku magħżul għandu jipprovdi bins tar-riċiklaġġ kif ukoll bins għall-iskart ġenerali.

Kwalunkwe tip ta’ skart għandu jinġabar u jintrema mill-operatur ekonomiku skont ir-regolamenti ambjentali lokali. Hija r-responsabbiltà tal-operatur ekonomiku magħżul li jiżgura li jiġu implimentati proċeduri xierqa ta’ tindif; l-ebda skart solidu jew likwidu m’għandu jitħalla fuq il-post jew jintrema fl-ispazju.

6) Jista’ jiġi rranġat spazju għall-parkeġġ mill-Aġenzija għall-użu tal-ħażna u dan ikun qrib il-post tal-post iżda barra mis-sit.

7) L-Aġenzija se tipprovdi uffiċjal tas-sigurtà 1 (wieħed) fuq bażi ta’ 24 siegħa fil-post. Madankollu, l-operatur ekonomiku magħżul għandu jifhem li jekk iħalli kwalunkwe tagħmir fuq il-post, dan għandu jsir għar-riskju tiegħu/tagħha u li l-Aġenzija mhijiex responsabbli għal tali tagħmir u lanqas tkun involuta fi kwalunkwe tilwima relatata. Għalhekk, huwa rrakkomandat li l-operatur ekonomiku magħżul ikollu kopertura ta’ assigurazzjoni adegwata biex jilqa’ għal kwalunkwe telf, ħsara jew serq ta’ tagħmir li jkun validu tul it-tul kollu tal-kuntratt; kopja tiegħu tista’ tintalab fl-istadju ta’ implimentazzjoni tal-kuntratt.

 

3.4 PERMESSI U LIĊENZJI

1) L-operatur ekonomiku magħżul għandu jikkonforma mar-regolamenti lokali tas-Saħħa u s-Sigurtà, ir-regolamenti u l-leġislazzjoni tal-industrija Maltija tal-catering, kwalunkwe liċenzji u permessi meħtieġa biex ikunu eliġibbli għall-bejgħ/kummerċ u d-Dipartiment tal-VAT. Is-snacks u x-xorb kollha għall-bejgħ għandhom jikkonformaw mar-regolamenti sanitarji lokali stabbiliti mill-awtoritajiet u l-applikant għandu jkollu l-liċenzji u l-permessi kollha meħtieġa sabiex ibigħ il-prodott. Dawn il-permessi jistgħu jintalbu fi kwalunkwe ħin mill-Awtorità Kontraenti.

2) L-operatur ekonomiku magħżul għandu jkun fil-pussess ta’ Ċertifikat validu ta’ Food Handlers.

3) Dawk kollha li jservu / jimmaniġġjaw is-snacks u x-xorb għandhom jilbsu l-ilbies protettiv meħtieġ, ingwanti li jintremew u kwalunkwe forma oħra ta’ tagħmir iġjeniku protettiv. Il-konformità mar-regolamenti tas-saħħa lokali hija obbligatorja.

4) Biss jekk meħtieġ mill-Awtoritajiet tas-Saħħa, il-bar għandu jkun mgħammar bi skrins jew diviżorji protettivi simili bejn il-bejjiegħ u l-klijent sabiex tiġi żgurata distanza soċjali xierqa.

5) L-operatur ekonomiku magħżul biex ibigħ l-alkoħol għandu jkun fil-pussess ta’ Liċenzja għall-bejgħ tal-alkoħol. Ir-rekwiżiti legali kollha meħtieġa huma r-responsabbiltà tal-applikant. L-Awtorità Kontraenti ma tkunx responsabbli għal xi azzjoni jew multi li jkun ġarrab l-applikant magħżul bħala riżultat ta’ nuqqas ta’ konformità mar-regolamenti lokali.

6) L-operatur(i) ekonomiku(ċi) magħżul(a) għandu jkollhom il-poloz tal-assigurazzjoni kollha meħtieġa inkluża r-responsabbiltà pubblika; li jkopri(u) kwalunkwe forma ta’ riskji inklużi ħsara, telf, ħsara fiżika, mewt fir-rigward ta’ terzi persuni. L-Awtorità Kontraenti m’għandha tkun involuta f’ebda tilwima legali bħala riżultat tal-operazzjonijiet tal-operatur(i) ekonomiku(i) b’rabta mal-avveniment. Kopja ta’ polza ta’ assigurazzjoni ta’ responsabbiltà pubblika valida għandha tiġi sottomessa lill-Awtorità Kontraenti mal-approvazzjoni tal-kuntratt.

7) Il-Liġijiet Maltin kollha rilevanti għall-attività għandhom jiġu osservati fl-intier tagħhom mill-operatur(i) ekonomiku(ċi) magħżul(a).

 

Anness 1: Stampi

Stampa A:

Stampa B:

Niżżel il-formola tal-applikazzjoni billi tagħfas hawn taħt.