Sejħa għal Servizzi ta’ Koordinatur tal-Klijenti u s-Sħubijiet

Is-servizzi ta’ Koordinatur tal-Klijenti u s-Sħubijiet huma meħtieġa fil-VCA, u jibdew minn Mejju 2023, b’medja ta’ 40 siegħa ta’ servizz fil-ġimgħa.

Il-kandidat li jintgħażel ser jidħol f’Kuntratt għal Servizz għal perjodu ta’ 36 (sitta u tletin) xahar. Is-servizz ser jitħallas b’€14 (eskluża l-VAT) fis-siegħa, b’medja ta’ 40 siegħa fil-ġimgħa. Il-valur totali tal-kuntratt ma jaqbiżx id-€90,000 (eskluża l-VAT) fuq tliet snin. Kwalunkwe taxxi jew ħlasijiet oħra għandhom jitħallsu mill-kandidat li jintgħażel.

1. L-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta

Il-VCA hija entità tal-Gvern li ssostni u ssaħħaħ il-ħajja kulturali vibranti tal-Belt Kapitali permezz tal-ħolqien ta’ programm annwali ta’ avvenimenti kreattivi żviluppati b’kollaborazzjoni ma’ artisti u Organizzazzjonijiet Kulturali Pubbliċi oħra. Legat tal-Fondazzjoni Valletta 2018, il-VCA ssostni wkoll standards ta’ eċċellenza fil-koordinazzjoni u l-organizzazzjoni ta’ avvenimenti kulturali fil-belt, filwaqt li tinkoraġġixxi aċċess u parteċipazzjoni minn udjenza diversa.

2. Servizzi Meħtieġa

Koordinatur tal-Klijenti u Sħubijiet huwa meħtieġ li jamministra l-assistenza tal-klijenti u s-sħubijiet flimkien mal-persunal tal-Aġenzija b’suċċess, fil-ħin u fil-baġit u skont ir-regoli u r-regolamenti tal-Aġenzija u tal-Gvern ta’ Malta.

Il-Koordinatur tal-Klijenti u Sħubijiet se jkun meħtieġ jaħdem kif ġej:

– Mit-07:45 sas-14:00 mit-Tnejn sal-Ġimgħa esklużi Festi Pubbliċi/Nazzjonali, matul il-perjodu tas-sajf. Il-perjodu tas-sajf ma jinkludi l-ebda pawża iżda jekk tkun mitluba pawża minima ta’ 15-il minuta mill-Fornitur tas-Servizz, dan għandu jitnaqqas mis-sigħat ta’ servizz mogħtija mill-Fornitur tas-Servizz.

– Mit-07:45 sas-17:45 mit-Tnejn sal-Ġimgħa minbarra l-Festi Pubbliċi/Nazzjonali, matul il-perjodu tax-xitwa. Il-perjodu tax-xitwa jinkludi pawża ta’ kuljum ta’ 45 minuta li tista’ titnaqqas mis-sigħat ta’ servizz mogħti mill-Fornitur tas-Servizz.

– Jistgħu jintalbu sigħat addizzjonali ta’ servizz mill-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta skont l-esiġenzi tax-xogħol.

Il-ħlas għandu jiġi affettwat skont is-sigħat ta’ servizz mogħti (esklużi kwalunkwe waqfiet ta’ assenza temporanja mis-sit fejn ikun qed jingħata s-servizz) wara s-sottomissjoni ta’ timesheet ta’ kull xahar li tiddeskrivi s-sigħat ta’ servizz mogħtija ta’ kuljum u fattura fiskali dettaljata.

3. Kompiti Ewlenin

1. Li jilqa’ u jibni relazzjonijiet sostenibbli u fiduċja mal-viżitaturi u l-klijenti;
2. Li jidentifika u jevalwa l-ħtiġijiet tal-klijenti u jindirizza t-talbiet tal-klijenti b’mod li jgħin biex jinkiseb is-sodisfazzjon tal-klijenti u jaqbeż l-aspettattivi tagħhom;
3. Li jwieġeb, jiskrinja u jgħaddi kwalunkwe telefonati li jidħlu filwaqt li jipprovdi informazzjoni bażika meta meħtieġ;
4. Li jipprovdi informazzjoni preċiża, valida u kompleta billi juża l-metodi/għodda t-tajba;
5. Li jieħu ħsieb il-manutenzjoni tal-uffiċċju u l-oġġetti li jintużaw;
6. Li jaġġorna l-kalendarji tal-appuntamenti u l-iskeda ta’ laqgħat/appuntamenti;
7. Li jirċievi u jagħżel il-posta, kunsinni u kurrieri ta’ kuljum;
8. Li jwettaq dmirijiet klerikali bħall-fajling, il-fotokopji, il-ġbir, l-email, il-fax, eċċ.;
9. Li jiżviluppa, jipproċessa u jżomm sistema ta’ żamma ta’ rekords għall-korrispondenza, filwaqt li jżomm rekord tal-azzjonijiet kollha;
10. Li jaħdem bħala membru tat-tim u jiżgura l-koordinazzjoni u l-kontinwità tal-attivitajiet tax-xogħol internament kif ukoll li jiżgura li r-Reception Desk ikun attiv f’kull ħin;
11. Li jrawwem networks affidabbli mal-partijiet interessati;
12. Li jirrevedi l-proċessi tax-xogħol u jiġbor rispons intern u estern u jagħmel rakkomandazzjonijiet lit-tim u lis-superjuri biex itejbu b’mod innovattiv l-effiċjenza u l-effettività tal-funzjonijiet tal-assistenza tal-klijent u l-esperjenza tal-klijent;
13. Li jsegwi l-politiki, il-proċeduri u l-linji gwida stabbiliti;
14. Li jiżgura l-implimentazzjoni tad-Direttivi li japplikaw għall-istruttura tal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta;
15. Li joħloq u jżomm rapporti dwar l-interazzjonijiet tal-klijenti u t-tixrid tad-dokumentazzjoni permezz tal-mezzi ta’ komunikazzjoni stabbiliti;
16. Li jipprovdi appoġġ amministrattiv lis-superjuri/il-management kif jista’ jkun meħtieġ;
17. Li jikkontribwixxi għal rappurtar regolari inkluż ir-Rapport Annwali u l-Pjan tan-Negozju;
18. Li jikkoordina u jikkontribwixxi għall-formulazzjoni tal-istrateġija ta’ sħubijiet tal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta;
19. Li jipproponi sħubijiet possibbli;
20. Il-ġestjoni ta’ relazzjonijiet u ftehimiet ta’ sħubija;
21. Il-ġestjoni u ż-żamma ta’ bażi ta’ data ta’ sħubija;
22. L-iżgurar li jitwasslu l-benefiċċji tas-sħubija;
23. Kwalunkwe dmir ieħor kif ordnat mis-CEO u Kap tad-Dipartiment tal-Operazzjonijiet skont l-esiġenzi tal-Aġenzija Kulturali tal-Belt Valletta;
24. Iż-żamma ta’ relazzjoni ta’ ħidma tajba mal-fornituri tas-servizz u l-impjegati kollha involuti mal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta;
25. Li jwettaq kwalunkwe kompitu ieħor kif ordnat mill-Uffiċjal Kap Eżekuttiv tal-Aġenzija u/jew rappreżentant tagħha.

Il-Fornitur tas-Servizz magħżul se jaħdem prinċipalment mill-uffiċċju tal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta taħt is-superviżjoni tal-Kap tal-Operazzjonijiet. Il-Fornitur tas-Servizz jista’ jitlob li jaħdem barra mis-sit skont l-esiġenzi tax-xogħol u suġġett li tingħata approvazzjoni minn qabel mill-Kap tal-Operazzjonijiet.

4. Kwalifiki u Esperjenza Meħtieġa

L-applikanti interessati jridu jkunu fil-pussess taċ-ċertifikati u l-ħiliet li ġejjin, sad-data tal-għeluq tas-sottomissjoni tal-applikazzjoni:

1. fil-pussess ta’ kwalifiki rikonoxxuti fil-Livell 6 tal-MQF jew ekwivalenti f’qasam relatat mal-lingwi jew l-umanitajiet;
2. kapaċi jikkomunika bl-Ingliż, bit-Taljan, bil-Franċiż, bil-Ġermaniż u, preferibbilment, ukoll bil-Malti;
3. se jitqies bħala assi għall-applikanti eliġibbli li jkunu fil-pussess tal-ħiliet li ġejjin:

• Ħiliet ta’ komunikazzjoni eċċellenti;
• Ħiliet eċċellenti ta’ networking;
• Il-kapaċità li jiżviluppa kunċetti artistiċi;
• Ħiliet profiċjenti fil-kompjuter (MS Office u Outlook);
• Attenzjoni qawwija għad-dettall.

5. Applikazzjonijiet

L-applikanti interessati huma mitluba jibagħtu ittra ta’ motivazzjoni indirizzata lill-Kap Eżekuttiv, flimkien ma’ dokument li jiddeskrivi spjegazzjoni qasira u metodoloġija dwar kif għandhom jilħqu l-għanijiet stipulati fit-taqsima tal-Kompiti Ewlenin. Dawn id-dokumenti, flimkien ma’ CV u kopji taċ-ċertifikati, għandhom jintbagħtu b’email fuq: hr.vca@vca.gov.mt sa mhux aktar tard minn nofsinhar tal-5 ta’ Mejju 2023. Applikazzjonijiet li jaslu tard u/jew mhux kompluti ma jiġux ikkunsidrati.

L-applikanti magħżula se jintalbu joqogħdu għal intervista, li tista’ ssir fuq l-internet.

L-għażla finali ser issir fuq mertu tekniku. Se tkun ibbażata fuq analiżi tad-dokumentazzjoni sottomessa skont ir-rekwiżiti ta’ din is-sejħa, u fuq ir-riżultat tal-intervista.